MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Psicólogos y Jurídicos SR SAS, con domicilio en la ciudad de Medellín, ubicado en la Calle 52 No. 49 – 61 Barrio la candelaria, con celular 3146363187, en cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, en su calidad de responsable del Tratamiento de datos personales, mediante la publicación de este documento, comunica a nuestros clientes, pacientes, usuario y sus grupos de interés, la Política de tratamiento de datos personales.

El objetivo de esta Política: es de garantizar el derecho a la intimidad de las personas, regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales registrados en cualquiera de las bases de datos que se encuentren bajo la responsabilidad de Psicólogos y Jurídicos SR SAS y que sean susceptibles de algún acceso o tratamiento por parte de Psicólogos y Jurídicos SR SAS, su personal o terceros encargados por este.

MARCO LEGAL

Constitución Política de Colombia de 1991 articulo 15.

Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptados o registrados mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Ley 1273 del 2009

Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado – denominado “de la protección de la información y de los datos”

Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado – denominado “de la protección de la información y de los datos”- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.

Decreto 1377 del 2013

Tiene como objeto reglamentar parcialmente la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

ALCANCE

La Política para el Tratamiento de Datos Personales de Psicólogos y Jurídicos SR SAS, abarca los aspectos administrativos, y de control que deben ser cumplidos por los trabajadores, administrativos, contratistas que laboren o tengan relación directa con Psicólogos y Jurídicos SR SAS. Política de tratamiento de la información disponible en la página web de Psicólogos y Jurídicos SR SAS.

DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones [1]:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

PRINCIPIOS

El artículo 4 de la Ley de Protección de Datos, establece unos principios para el tratamiento de datos personales que se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley. Los principios legales de la protección de datos son los siguientes:

Principio de legalidad: El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley de Protección de Datos (LEPD), el Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad, salvo en los siguientes casos que exceptúa el artículo 10 de la Ley de Protección de Datos (LEPD):

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber:

• El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta del titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes.
• Los derechos que le asisten como titular.
• La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento.

Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley de protección de datos (LEPD) y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El responsable del tratamiento tiene la responsabilidad de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento todo personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos.

Los usuarios que accedan a los sistemas de información del responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad se recogen en el presente documento, de obligado cumplimiento para todo usuario y personal de Psicólogos y Jurídicos SR SAS; cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de ser puesta en conocimiento de los usuarios.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales y en los términos de esta.

RESPONSABILIDAD

Toda persona que tenga acceso a consultar y realizar cualquier tipo de tratamiento a los datos personales contenidos en bases de datos a cargo de Psicólogos y Jurídicos SR SAS, es responsable a título personal, por lo cual debe dar cumplimiento esta Política.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales, registrados en las Bases de Datos de Psicólogos y jurídicos SR SAS, tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por él titular o representante legal en caso de menores de edad.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Psicólogos y Jurídicos SR SAS, salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por Psicólogos y Jurídicos SR SAS o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Acceder en forma gratuita, al menos cada mes calendario, al tratamiento que hayan tenido sus datos personales, previa solicitud en la forma establecida en esta política.
5. Solicitar a Psicólogos y Jurídicos SR SAS la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus datos personales, mediante presentación de reclamo escrito de conformidad con al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012 y con el título VII de la política de Tratamiento de Datos Personales.

DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el tratamiento de datos personales a cargo de Psicólogos y Jurídicos SR SAS se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, por lo tanto, queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, autorizado por normas jurídicas vigentes y cuando dicho tratamiento cumpla con los parámetros y requisitos establecidos en el bloque constitucional.

EXCEPCIONES AL DERECHO DE REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O LA SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de datos personales cuya información repose en las bases de datos de Psicólogos y Jurídicos SR SAS, que el derecho de cancelación no es absoluto y se podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

1. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
2. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

INFORMACIÓN QUE NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA SU TRATAMIENTO.

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
6. Medios para obtener y otorgar la autorización. Psicólogos y Jurídicos SR SAS con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 obtendrá de manera previa al tratamiento de los datos personales, la autorización de los titulares o de quienes se encuentren legitimados para ello a través de diferentes mecanismos como: Suscripción de formato físico, correo electrónico, página web, mensaje de datos, aviso de privacidad, Intranet o cualquier otro mecanismo que permita concluir inequívocamente que la autorización fue otorgada.

SOLICITUDES

Para el ejercicio de los derechos enunciados, el titular o la persona autorizada para ello, pueden contactar al Psicólogos y jurídicos SR SAS, dirigiendo las solicitudes al correo electrónico psicólogosjuridicossr@gmail.con, o a la dirección calle 52 49 61 oficina 201 Medellín, indicando la siguiente información:

1. Nombre completo y apellidos.
2. Dirección de notificación o correo electrónico.
3. Anexar copia de un documento de identificación personal.
4. Indicar en el asunto: solicitud de datos personales.
5. Especificar si la solicitud se trata de una consulta o reclamo, realizar una descripción de los hechos y demás detalles que considere relevantes.
6. El tipo de titular que es: paciente, colaborador, contratista o proveedor, o usuario en general. Si se trata de un contratista o proveedor, deberá indicar la empresa a la que pertenece.
7. Las solicitudes serán atendidas de conformidad con el término establecido en la ley, contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Para la transmisión y transferencia de datos personales, se aplicarán las siguientes reglas:

1. Las transferencias internacionales de datos personales deberán observar lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012; es decir, la prohibición de transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos y los casos excepcionales en los que dicha prohibición no aplica.
2. Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato en los términos del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.
3. Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
4. De manera excepcional, Psicólogos y Jurídicos SR SAS podrá hacer transferencia de datos personales en los siguientes casos:
5. a) Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
6. b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública.
7. c) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PSICOLOGOS Y JURIDICOS S.R. SAS será la organización responsable del tratamiento de los datos personales y a su vez será en el encargado del tratamiento de los datos personales.

TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La permanencia de los datos personales recolectados por Psicólogos y Jurídicos SR SAS estará determinada por la finalidad del tratamiento para los que estos hayan sido recogidos. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento, los datos personales deberán ser conservados de acuerdo a la ley de Archivo Nacional y demás disposiciones legales y contractuales.

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales es aprobada por Psicólogos y Jurídicos SR SAS en Medellín a los 07 días del mes de febrero del 2022.

[1] Las definiciones incluidas en este documento son tomadas de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales.